Udělejte to najednou!

Nic není černobílé. Ani multitask, který neumí (možná překvapivě) ani počítače, ze kterých se svým způsobem odloupnul - minimálně, jako pojem. Počítače nezvládají dělat dvě věci najednou, ale umí mezi nimi rychle přepínat a může to tedy vypadat, že toho zvládnou najednou hodně... Náš mozek funguje velmi podobně. Musíte vypnout jednu aplikaci, abyste mohli otevřít jinou, nebo mezi nimi přepínat - a tuto skutečnost nelze obejít.

Rozkrytí tohoto rozporu ale neznamená, že bychom s multitaskem nemohli pracovat a nemohl by nám pomáhat - jen to prostě není černobílé.

Náš mozek nezvládá dobře situace, kdy je třeba dělat více úkolů. Jakmile naši pozornost vyžadují dva úkoly, produktivita trpí. To, čemu říkáme multitasking, je tedy ve skutečnosti schopnost přecházet více či méně rychle od jednoho úkolu k druhému, a to vyžaduje dvě základní podmínky: Jeden z úkolů musí být automatický, například chůze nebo jídlo, a oba vyžadují různé mozkové procesy, například zvedání telefonu a psaní současně.

Než si uděláme nějaké závěry, pojďme se podívat na pozitiva a negativa

To dobré, jak nám může tento přístup pomáhat

- Lepší řízení času. Vyšší rychlost a efektivnost v průběhu pracovního dne zvyšuje naši výkonnost a počet splněných úkolů. Prostě si v běžném životě nemůžeme vyčlenit třeba hodinu na každý úkol, musíme přepínat.

- Vyšší produktivita. Pokud jsme zorganizovaní, zvládneme toho prostě udělat více. Pomalý a stálý pokrok je to, co obvykle vyhrává závody. Jednoduše můžeme posouvat více figurek najednou. Právě k tomu může někomu pomoci multitasking. Pokud existuje konkrétní termín, který je třeba dodržet u více projektů, může multitasking pomoci k tomu, aby bylo možné vše odevzdat včas.

- Odstup od toho všeho, kolem nás. Má to ještě jeden rozměr, který je dobré si uvědomit - každý den se k nám dostává z nejrůznějších zdrojů ohromné množství informací. Vyrušují nás zprávy, maily, sociální sítě, média, nástroje nám umožňují spojit se prakticky s kýmkoliv a míra rozptýlení je ohromná. Díky multitaskingu těchto událostí si můžeme vytvořit strukturu zdravého rozumu ve světě informací, který je skutečně chaotický.

-  Lepší reakce na složité úkoly. Když si někdo vypěstuje návyk, že je schopen zvládnout několik úkolů najednou, jeho predispozice k řešení těch náročných je větší.

- Něco není zásadní... Každý náš úkol nemusí zrovna generovat hodnoty nebo peníze. Mnoho úkolů je usnadňujících nebo jsou to jen věci, které člověk prostě musí udělat. Tyto jednoduché a všední úkoly, často nadbytečné a zdánlivě zbytečné, nemají žádný vliv na výsledek hospodaření firmy nebo na náš efektivní život. Takové věci můžeme dělat s poloviční nebo menší pozornosti...

To, na co je třeba si dávat pozor

- Nižší efektivita. Mozek má jednoduše problém rozlišit, co je naléhavé, důležité nebo nezbytné. Může dojít k narušení paměti - snížit schopnost zapamatovat si prováděné úkoly. Umožňuje mylnou představu, že člověk může úkol udělat kdykoli a jakkoli. To zasévá prokrastinaci.

- Vyžaduje dost času. Přepínání z jednoho úkolu na druhý vytváří časovou mezeru i u těch, kteří dovednost multitaskingu dobře ovládají. Průměrná doba, kterou někdo potřebuje k přepnutí úkolu, je 15 minut.

-  Větší riziko chyb. Nutnost věnovat pozornost několika věcem najednou znamená, že se snižuje schopnost soustředění, což může vést k většímu počtu chyb.

-  Zvýšená úroveň stresu. Když se pokoušíme o příliš mnoho úkolů, vyvolává to pocit paniky, že nestihneme všechno, což může způsobit stres. Multitasking je prostě práce ve spěchu, takže je zcela zřejmé, že efektivita práce se běžně snižuje. Zvýšená produkce v čase, než je běžně zapotřebí, může vést k vážnému ohrožení kvality. 

- Může se nám to šeredně vymstít. Když se snažíme soustředit na konkrétní úkol, je to rozhodně velmi rozptylující. Takový druh rozptylování se může stát chronickým a může mít vliv i na duševní zdraví. Jednoduché nebo ojedinělé úkoly nemusí přitahovat dostatečné soustředění a člověka mohou přitahovat drobné úkoly, které se opakují a které lze automatizovat nebo provést rychle bez větší práce mozku.

- Zapomeneme na lidi. Multitasking prostřednictvím moderních technologií se pro některé stal natolik běžným, že ztratili své interpersonální dovednosti. Lidé mají sociální potřeby, které technologie prostě nemohou nahradit. Někdy je třeba s někým mluvit, abyste něco vyřídili správným způsobem, a e-maily nenahradí skutečný telefonát. Příliš mnoho multitaskingu dělá z člověka ostrov, i když je obklopen ostatními.

Tedy jak (a proč) být multi...

V práci a podnikání je multitasking chápaný jako schopnost přizpůsobit se všem typům prostředí ve firmě a efektivně vykonávat různé činnosti ve stanoveném časovém rámci. To se v řadě profesí hodí a firmy to chtějí... Z tohoto možná trochu odlišného pohledu lze multitasking nejen vykonávat, ale této schopnosti se lze i naučit - což je v proměnlivých organizacích, které upřednostňují agilitu a flexibilitu svých pracovních postupů, snazší.

V domácnosti a běžném životě se také může hodit. Je prostě dobré rozlišovat a uvědomovat si co je opravdu důležité a kdy, jak dlouho a proč vlastně jít do poloviční nebo zmenšené pozornosti. Hodně věcí v běžném životě není úplně nejdůležitějších. Můžeme si to přiznat, vyčlenit si čas a hodně toho méně podstatného, ale nutného odpálit. Nemůžeme od takového přístupu očekávat zázračné výsledky, ale prostě se věci posunou a vyřeší - vyndat myčku nebo pračku si můžeme dovolit udělat s poloviční pozorností, stejně vyčistit si rychle mailovou schránku, přelítnout zprávy a novinky. Na složitější úkoly a práci si potom necháme větší a klidnější "slot", protože tam by nám multitask prostě překážel.

Samozřejmě, můžeme co chceme, ale jisté je, že bez ohledu na to, zda lidé skutečně zvládají několik úkolů, či nikoliv, samotný fakt, že tuto činnost vnímají jako multitasking, má pozitivní vliv na jejich výkon.

Autor: Tomáš Poucha

Foto zdroj pexels.com