Myslet na sebe jako další úkol

Stále více lidí se cítí zavaleno povinnostmi a úkoly. Je to paradox moderní doby – máme více nástrojů na zefektivnění práce, a přesto se nám zdá, že máme méně času než kdy dříve. Jak tedy najít čas, když ho zdánlivě není dost? Pojďme se podívat na několik osvědčených strategií, které vám mohou pomoci získat zpět kontrolu nad vaším časem.

Setkal jsem se s dámou, která si uvědomila, že by se měla více věnovat sama sobě, ale také to znamenalo, že ve svém už tak nabitém kalendáři musela najít další čas na sebe, takže to vedlo spíše k většímu stresu, než času na sebe...

Tento fenomén není neobvyklý a má dokonce svůj název: syndrom přetížení (overload syndrome). Nastává, když se člověk snaží najít čas na další aktivity v už tak nabitém rozvrhu, což vede k pocitu přehlcení a stresu. Tento syndrom může nastat, když se snažíme přidat pozitivní změny, jako je cvičení, meditace nebo koníčky, aniž bychom uvolnili místo pro tyto nové aktivity.

Co s tím? 

1. Trochu realistického pohledu

Prvním krokem je nastavit si realistické cíle a očekávání. Ano, zní to jako z příručky, ale v principu to znamená, že se na svět a na sebe nemusíme dívat úplně černobíle...

Místo toho, abychom se snažili najít hodinu denně na cvičení, můžeme začít s menšími, ale pravidelnými aktivitami, jako je například 10 minut denně.

2. Méně nebo pryč

Než přidáte nové aktivity, podívejte se na svůj stávající rozvrh a zjistěte, zda existují úkoly nebo závazky, které lze eliminovat nebo delegovat. Může to zahrnovat méně důležité pracovní úkoly, sociální závazky nebo domácí povinnosti. Je to všechno opravdu nutné? Kdo to tvrdí a proč?

Je až překvapivé, kolik činností bychom vlastně dělat nemuseli, jen nám to úplně nedošlo…

3. Propojování

Místo přidávání nových aktivit jako samostatných úkolů zkuste je integrovat do stávajících rutinních činností. Například meditace může být prováděna během jízdy autobusem nebo večerní procházky s dětmi mohou sloužit jako cvičení.

Často se doporučuje pro větší spokojenost projít, co hezkého se nám za den stalo – to můžeme dělat společně s dalšími členy rodiny – uděláme si čas na zamyšlení, sdílení, propojení a je to vlastně velmi přirozené.

4. Stanovení priorit

Klíčem k úspěšnému zvládání času je stanovení priorit. Není to jen fráze – měli bychom zhodnotit, které aktivity jsou pro nás nejdůležitější a soustředit se na ně. Méně důležité úkoly mohou být odsunuty nebo zcela vynechány. Je to v podstatě hlubší a komplexnější pohled na to, co prostě nemůžeme vyhodit... 

Tady bych doporučoval opravdu upřímné zamyšlení nad tím, proč mají pro nás jiné oblasti větší prioritu. Pokud si například stěžujeme na to, že málo spíme, měli bychom si přiznat, že prostě dáváme větší prioritu jiným věcem, než spánku a je to čistě na nás.

5. Plánování a struktura

Nejde o další povinnosti, ale o uvědomění si, zpřehlednění toho, jak vlastně náš čas vypadá.

Použití plánovacího nástroje, jako je kalendář nebo aplikace pro správu času, může pomoci lépe organizovat den a zajistit, že čas pro sebe bude pravidelně zařazen do našeho rozvrhu. Plánování časových bloků pro různé činnosti může pomoci udržet strukturu a předejít chaosu. Zní to hodně organizovaně, ale prostě to funguje...

6. Flexibilita a přizpůsobivost

Plány mohou někdy selhat, a to je v pořádku. Místo toho, aby se tím člověk nechal stresovat, je lepší se zaměřit na to, jak se adaptovat a najít alternativní řešení.

Je prostě důležité být flexibilní a přizpůsobit se změnám. Jak můžeme využít nebo si užít toho, že něco je jinak? Kolik se nám toho za den povedlo zvládnout?

7. Sebereflexe a vyhodnocení

Pravidelně si udělejte čas na sebereflexi a zhodnoťte, jak efektivně využíváte svůj čas. Co funguje dobře? Co by se dalo zlepšit? Tak můžete neustále optimalizovat svůj rozvrh a přístup k osobnímu času.

Nemusí jít o hledání chyb, můžete si uvědomovat, připomínat nebo jen zkoumat co (a klidně i proč) něco fungovalo, něco se povedlo.

Co potom?

1. Prioritizace: Nejprve to nejdůležitější

Jedním z nejefektivnějších způsobů, jak získat více času, je začít prioritizovat úkoly. A smozřejmě se z toho nehroutit, ale brát to jako pomůcku, zpřehlednění. Je snadné se ztratit v nekonečném seznamu povinností, ale ne všechny jsou stejně důležité. Použijte metodu (Eisenhowerova matice), která rozděluje úkoly do čtyř variant:

1. Důležité a naléhavé
2. Naléhavé, ale ne tak důležité
3. Důležité, ale ne tak naléhavé
4. Ani důležité, ani naléhavé

Soustřeďte se nejdříve na úkoly z prvního kvadrantu a o těch ostatních můžete přemýšlet, něco můžete třeba delegovat, nechat na později, nebo je udělat pokud budete mít prostě chuť.

2. Naučte se říkat „ne“

Umění říkat „ne“ je klíčové pro správu času. Často se cítíme zavázáni přijímat všechny žádosti a úkoly, ale to vede jen k přetížení. Naučte se odmítat úkoly, které nejsou ve vašem zájmu nebo nejsou prioritou. Tím si uvolníte čas pro důležitější věci.

3. Plánování a časové bloky

Plánování je základním kamenem efektivního využití času. Namísto chaotického přeskakování mezi úkoly si vytvořte plán a rozdělte svůj den do časových bloků. Každý blok věnujte konkrétnímu úkolu nebo skupině úkolů. Dodržujte tento plán a vyhněte se multitaskingu, který často vede ke snížení produktivity. Doporučuje se plánovat si úkoly spíše v kalendáři, než na papíře. Víte, co se dá stihnout, můžete něco zvládnout lépe a je to o pocitu... Samozřejmě, základem je, že si nelžeme, ale průběžně sledujeme, kolik potřebujeme na co času...

4. Digitální detox

Technologie nám sice může pomoci, ale také nás může snadno rozptylovat. Vypněte notifikace na svém telefonu a omezte čas strávený na sociálních sítích. Zkuste si vyhradit konkrétní čas během dne, kdy se budete věnovat kontrolování e-mailů a sociálních médií, a mimo tento čas se na ně nesoustřeďte.

5. Delegování a automatizace

Nemusíte dělat všechno sami. Delegujte úkoly, které mohou zvládnout jiní. V domácnosti může pomoci rozdělení povinností mezi rodinné příslušníky, v práci zase kolegové nebo asistenti. Kromě toho využijte technologii k automatizaci rutinních úkolů – od plánování schůzek po správu financí. Je tady AI...

6. Zdravý životní styl

Nepodceňujte význam zdravého životního stylu pro vaši produktivitu. Pravidelný pohyb, dostatek spánku a vyvážená strava vám pomohou udržet energii a soustředění. Krátké přestávky během dne a techniky relaxace, jako je meditace, mohou také výrazně přispět ke zlepšení vaší efektivity.

7. Reflektujte a přizpůsobujte

Nakonec je důležité pravidelně reflektovat, jak využíváte svůj čas, a přizpůsobovat své strategie podle potřeby. Co fungovalo minulý měsíc, nemusí fungovat dnes. Buďte flexibilní a nebojte se upravovat svůj přístup.

Najít čas v hektickém rozvrhu může vypadat jako další obtížný úkol, ale se správným přístupem je to možné. Prioritizace, plánování, delegování a péče o sebe sama jsou klíčem k úspěchu. Pamatujte, že i malá změna může mít velký dopad. Takže místo toho, abyste si dělali starosti s nedostatkem času, začněte s malými kroky, které vám postupně pomohou najít rovnováhu a získat zpět kontrolu nad svým časem.

Autor: Tomáš Poucha

Foto zdroj pexels.com